Przejdź do treści

Serwis

Moduł Serwis gromadzi w jednym miejscu cztery obszary: urządzenia serwisowe, zgłoszenia serwisowe, zlecenia serwisowe oraz kontrakty serwisowe. Korzystają z niego pracownicy działu serwisu, technicy terenowi oraz inne osoby obsługujące klientów na poziomie sprzętu i umów.

Sekcja dostępna jest w menu bocznym Portalu Pracowniczego w grupie Serwis.

Kluczowe pojęcia

Pojęcie Co to jest
Urządzenie serwisowe Konkretna maszyna lub sprzęt klienta — z numerem seryjnym, lokalizacją i datami gwarancji.
Zgłoszenie serwisowe Prośba o pomoc lub interwencję techniczną złożona dla klienta. Zgłoszenie ma przypisany status i może być powiązane z konkretnym urządzeniem.
Zlecenie serwisowe Formalne zlecenie pracy, które powstaje na podstawie zgłoszenia (lub samodzielnie). Zawiera numer zlecenia, daty i przypisanego technika.
Kontrakt serwisowy Umowa z klientem określająca zakres i okres świadczenia usług serwisowych.

Typowy przepływ wygląda tak: klient zgłasza problem → powstaje zgłoszenie → zostaje przekształcone w zlecenie przydzielone technikowi → wszystko odbywa się w ramach aktywnego kontraktu.

Urządzenia serwisowe

Gdzie w menu: Serwis → Urządzenia serwisowe

Lista wszystkich urządzeń i sprzętu serwisowego obsługiwanego przez organizację.

Przeglądanie listy

Tabela zawiera kolumny: Nazwa, Klient, Numer seryjny, Lokalizacja, Status (Aktywne / Nieaktywne), Gwarancja (Aktywna / Wygasła), Data instalacji.

Nad tabelą dostępne są:

  • pole tekstowe Szukaj po nazwie lub numerze seryjnym…
  • filtr Wszystkie / Tylko aktywne

Szczegóły urządzenia

Po kliknięciu urządzenia otwiera się strona szczegółów z trzema zakładkami:

Lista komentarzy dodanych przez pracowników. Nowy komentarz można dodać przez pole Napisz komentarz… i przycisk Wyślij.

Pliki przypisane do urządzenia. Każdy wpis pokazuje autora (pole Dodał(a)) i umożliwia pobranie (Pobierz) lub przesłanie nowego pliku (Prześlij).

Lista zaplanowanych i zakończonych inspekcji. Statusy inspekcji: Zaplanowana, Ukończona, Przeterminowana, Anulowana. Wynik inspekcji przyjmuje wartość: Pozytywny, Negatywny lub Warunkowo pozytywny.

Pola urządzenia

Sekcja Informacje podstawowe zawiera:

Pole Opis
Nazwa urządzenia Wymagana.
Numer seryjny Opcjonalny identyfikator sprzętu.
Rok produkcji Rok wyprodukowania urządzenia.
Data instalacji Kiedy urządzenie zostało zainstalowane u klienta.

Sekcja Informacje o gwarancji:

Pole Opis
Początek gwarancji Data rozpoczęcia gwarancji producenta.
Koniec gwarancji Data wygaśnięcia gwarancji; po przekroczeniu status zmienia się na Wygasła.

Sekcja Informacje o lokalizacji: Nazwa lokalizacji, miasto, kod pocztowy.

Tworzenie i edycja urządzenia

Przycisk Nowe urządzenie otwiera dialog Utwórz urządzenie serwisowe. Istniejące urządzenie można zaktualizować przyciskiem Edytuj na stronie szczegółów (dialog Edytuj urządzenie serwisowe).

Zgłoszenia serwisowe

Gdzie w menu: Serwis → Zgłoszenia serwisowe

Zgłoszenia to punkt wejścia dla spraw serwisowych — od przyjęcia prośby klienta do przekazania jej do realizacji.

Przeglądanie listy

Tabela zawiera kolumny: Klient, Urządzenie, Status, Osoba kontaktowa, Email, Utworzone.

Nad tabelą: pole Szukaj zgłoszeń serwisowych… oraz filtr statusów (można wybrać jeden status lub zostawić Wszystkie — statusy są definiowane przez administratora, każdy ma nazwę i kolor).

Nowe zgłoszenie

Przycisk Nowe zgłoszenie otwiera dialog Utwórz zgłoszenie serwisowe.

Formularz zawiera:

Pole Uwagi
Klient Wymagany, lista rozwijana.
Urządzenie serwisowe (opcjonalnie) Powiązanie zgłoszenia z konkretnym urządzeniem.
Status Wymagany, wybór ze skonfigurowanej listy statusów.
Osoba kontaktowa Wymagana — imię i nazwisko.
Email Adres kontaktowy.
Telefon (opcjonalnie) Numer telefonu osoby kontaktowej.
Uwagi (opcjonalnie) Dodatkowy opis problemu.
Załączniki Przeciągnij i upuść pliki lub kliknij, aby wybrać.

Szczegóły zgłoszenia

Strona szczegółów pokazuje dane kontaktowe (osoba kontaktowa, email, telefon), powiązane urządzenie i bieżący status. Status można zmienić bezpośrednio na stronie szczegółów za pomocą listy rozwijanej w nagłówku. Poniżej karty z danymi widoczna jest sekcja Załączniki z plikami dodanymi do zgłoszenia.

Historia statusów

Historia zmian statusu nie jest obecnie wyświetlana na stronie szczegółów zgłoszenia.

Zlecenia serwisowe

Gdzie w menu: Serwis → Zlecenia serwisowe

Zlecenia to formalne dokumenty pracy — zawierają numer zlecenia, zakres dat i specjalizację wymaganą od technika.

Przeglądanie listy

Tabela zawiera kolumny: Nazwa, Klient, Numer zlecenia, Status (Aktywne / Nieaktywne), Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Utworzone.

Nad tabelą: pole Szukaj zleceń serwisowych… oraz filtr Wszystkie / Tylko aktywne.

Szczegóły zlecenia

Strona szczegółów prezentuje sekcje:

  • Informacje o zleceniu — nazwa, numer zlecenia, twoja referencja, specjalizacja.
  • Daty — data zlecenia, data rozpoczęcia, data zakończenia.
  • Uwagi — dodatkowy opis.

Zakładki na stronie szczegółów:

  • Komentarze — komunikacja wewnętrzna do zlecenia.
  • Załączniki — pliki przypisane do zlecenia.

Tworzenie zlecenia

Przycisk Nowe zlecenie otwiera dialog Utwórz zlecenie serwisowe. Pola formularza odpowiadają sekcjom opisanym powyżej.

Zgłoszenie a zlecenie

Zgłoszenie opisuje potrzebę klienta, a zlecenie opisuje pracę serwisową do wykonania. Jeśli zlecenie zostało utworzone na podstawie zgłoszenia, oba elementy mogą być powiązane w procesie obsługi.

Kontrakty serwisowe

Gdzie w menu: Serwis → Kontrakty serwisowe

Kontrakty określają ramy umowne dla obsługi klienta — zakres czasowy i warunki świadczenia usług.

Przeglądanie listy

Tabela zawiera kolumny: Numer kontraktu, Tytuł, Klient, Status, Data rozpoczęcia, Data zakończenia. Nad tabelą dostępne jest pole Szukaj kontraktów… oraz filtr statusów.

Filtr statusów

Kontrakty przyjmują jeden z trzech statusów:

Status Znaczenie
Aktywny Kontrakt obowiązuje.
Wygasły Okres kontraktu dobiegł końca.
Rozwiązany Kontrakt został wcześniej zakończony.

Szczegóły kontraktu

Strona szczegółów zawiera:

Pole Opis
Numer kontraktu Unikalny identyfikator kontraktu.
Tytuł Nazwa kontraktu.
Opis Szczegółowy opis zakresu.
Status Aktywny / Wygasły / Rozwiązany.
Data rozpoczęcia Początek obowiązywania kontraktu.
Data zakończenia Koniec obowiązywania kontraktu.
Klient Strona umowy.

Zakładka Załączniki umożliwia dostęp do dokumentów przypisanych do kontraktu (np. skan umowy).

Kto tworzy kontrakty?

Kontrakty serwisowe są tworzone i zarządzane przez administratora. Pracownicy mają dostęp do ich przeglądania.

Powiązane strony